1. Introdução
1.1. Por que a documentação de SST é essencial
A documentação obrigatória em segurança e saúde do trabalho (SST) é um dos pilares da prevenção de acidentes e da conformidade legal nas empresas. Em 2025, com o avanço da digitalização, a integração com o eSocial e a atualização de diversas normas regulamentadoras (NRs), manter os documentos corretos, atualizados e acessíveis tornou-se ainda mais essencial.
Além de proteger a vida dos trabalhadores, a documentação adequada é o que resguarda a empresa de multas, embargos e processos trabalhistas, funcionando como prova de que as exigências legais estão sendo cumpridas.
1.2. As mudanças em 2025
Com a revisão de normas como NR-01, NR-07, NR-09, NR-18, NR-35 e o reforço da obrigatoriedade do PGR e PCMSO integrados ao GRO, o cenário da documentação em SST passou por importantes reformulações. Em 2025, mais do que nunca, as empresas precisam ter um sistema eficiente de gestão documental, com controle de prazos, versões e rastreabilidade.
1.3. Objetivo do artigo
Este artigo apresenta de forma prática e completa quais são os principais documentos exigidos pelas NRs em 2025, o que mudou, como mantê-los atualizados e como se preparar para uma fiscalização sem sustos.
2. Quais Documentos São Obrigatórios em 2025 Segundo as NRs
2.1. Documentos principais exigidos pela NR-01 (GRO/PGR)
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), contendo:
- Inventário de riscos atualizado;
- Plano de ação com responsáveis, prazos e controles;
- Relatórios de inspeções e análises de risco;
- Registros de monitoramento contínuo e avaliações periódicas;
- Evidências de medidas de controle implementadas.
2.2. Documentação exigida pela NR-07 (PCMSO)
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) elaborado com base no PGR;
- ASO – Atestado de Saúde Ocupacional (admissional, periódico, mudança de função, retorno ao trabalho, demissional);
- Relatório anual do PCMSO;
- Laudos complementares (a critério do médico).
2.3. Documentos exigidos pela NR-09 (Agentes Ambientais)
- Laudos técnicos de avaliação de agentes físicos, químicos e biológicos;
- Registros de dosimetria, medições de calor, ruído, vibração, agentes químicos e poeiras;
- Relatórios de ensaios e análises laboratoriais com responsabilidade técnica (ART/CRT).
3. Documentação por Situação ou Atividade
3.1. Admissão de trabalhador
- Ficha de registro do empregado (pode ser digital);
- ASO admissional;
- Ficha de EPI com termo de entrega individual assinado;
- Registro de treinamento admissional conforme a NR-01.
3.2. Início de obra ou atividade temporária
- PGR específico do canteiro (se for construção);
- ARTs de proteção coletiva (andaimes, escoramentos, ancoragens);
- Cronograma físico-financeiro vinculado ao plano de ação da segurança;
- Comunicação de abertura de canteiro à SRTE (se aplicável).
3.3. Atividades em altura (NR-35)
- Treinamento NR-35 com certificado e conteúdo programático;
- Plano de trabalho e plano de resgate;
- Inspeção dos EPIs (cintos, talabartes, trava-quedas) com registros periódicos;
- ART das ancoragens, linhas de vida e proteções coletivas.
3.4. Atividades com máquinas e equipamentos (NR-12)
- Inventário de máquinas com descrição, ano de fabricação e medidas de segurança aplicadas;
- Relatórios de análise de risco por máquina;
- Laudos de inspeção e manutenção corretiva/preventiva;
- Procedimentos operacionais padrão (POP) e ordens de serviço assinadas.
4. Como Organizar a Documentação de Forma Eficiente
4.1. Crie um sistema de controle com prazos e responsáveis
Utilize planilhas, softwares de SST ou sistemas de gestão integrados para controlar:
- Vencimentos de treinamentos;
- Prazo de validade de laudos e medições;
- Frequência de inspeções e atualizações do PGR e PCMSO;
- Documentos obrigatórios por setor ou função.
4.2. Digitalize e mantenha cópias acessíveis
Em 2025, a digitalização da documentação é mais do que uma tendência: é uma necessidade operacional e legal. Muitas empresas já utilizam armazenamento em nuvem, backups automáticos e assinaturas digitais para garantir:
- Acesso rápido em caso de fiscalização;
- Segurança contra perda de documentos físicos;
- Facilidade para auditorias e perícias.
4.3. Tenha uma pasta de fiscalização sempre pronta
Crie uma pasta padrão com os principais documentos exigíveis, que pode ser física ou digital (em PDF). Inclua:
- PGR e PCMSO atualizados;
- Últimos ASOs de cada colaborador;
- Fichas de EPI assinadas;
- Laudos ambientais e de ergonomia;
- Registros de treinamentos com listas de presença.
5. O Que Mudou em 2025 na Gestão Documental
5.1. Integração obrigatória com o eSocial SST
Os eventos do eSocial SST (S-2210, S-2220 e S-2240) exigem que os dados enviados estejam respaldados na documentação da empresa. Por exemplo:
- O envio do S-2240 (exposição a riscos) deve estar de acordo com o inventário do PGR e os laudos da NR-09;
- O evento S-2220 (monitoramento da saúde) deve ter como base os ASOs emitidos e o relatório do PCMSO.
5.2. Maior rigor na rastreabilidade dos registros
A nova NR-01 exige que os documentos de SST tenham controle de versão, data de elaboração, atualização e assinatura do responsável técnico. Isso impede a apresentação de modelos genéricos ou desatualizados.
5.3. Envolvimento de diferentes áreas da empresa
Em 2025, a gestão da documentação de SST deixa de ser exclusiva do SESMT e passa a envolver:
- RH (para ASO, treinamentos, eSocial);
- Jurídico (para análise de riscos legais);
- TI (para suporte à digitalização e segurança dos dados);
- Lideranças operacionais (para execução das ações do PGR).
6. Quais São as Multas e Penalidades por Falta de Documentação
6.1. Fiscalização do trabalho
Os auditores fiscais podem solicitar a qualquer momento:
- Documentação técnica dos riscos (PGR, laudos, medições);
- Evidência de treinamentos e exames médicos;
- ARTs e registros de manutenção de máquinas e estruturas.
A ausência de documentos ou informações incompletas pode gerar autos de infração com valores entre R$ 1.000,00 e R$ 100.000,00, dependendo da gravidade.
6.2. Embargos e interdições
Se for constatada a ausência de PGR ou medidas de controle em frentes de trabalho com risco iminente, a empresa pode ter:
- Frentes de trabalho interditadas;
- Máquinas embargadas;
- Canteiros de obra paralisados até a regularização.
6.3. Processos judiciais e perdas financeiras
A falta de documentação válida pode ser usada contra a empresa em:
- Ações trabalhistas por insalubridade ou doença ocupacional;
- Processos civis por negligência em acidentes graves;
- Multas adicionais por reincidência e danos coletivos.
7. Boas Práticas para Evitar Irregularidades Documentais
7.1. Faça auditorias internas periódicas
Crie um calendário de revisão da documentação com base:
- Nas exigências da NR-01 e demais normas aplicáveis;
- Nos setores mais críticos (construção, manutenção, química, etc.);
- No histórico de não conformidades da empresa.
7.2. Treine sua equipe administrativa
Muitos erros ocorrem por desconhecimento. Treine RH, encarregados e auxiliares administrativos sobre:
- Onde armazenar documentos;
- Quais prazos observar;
- Quais modelos são válidos e quem pode assinar.
7.3. Utilize modelos padronizados e validados
Evite modelos desatualizados da internet. Use documentos personalizados com base na realidade da sua empresa, com orientação de engenheiro ou técnico de segurança. Garanta que:
- As ARTs estejam válidas e assinadas;
- Os treinamentos estejam de acordo com a função e NR correspondente;
- Os registros estejam organizados de forma lógica.
8. Conclusão
Manter a documentação obrigatória em dia é uma obrigação legal e estratégica. Em 2025, com a digitalização do eSocial, a integração entre as normas e a exigência de evidência técnica para cada ação de segurança, não há mais espaço para improviso ou papelada incompleta.
Empresas que desejam evitar multas, embargos, ações judiciais e riscos reais à vida de seus trabalhadores precisam investir em gestão documental profissional, sistemática e preventiva.
